1. UPRAVLJAVEC OSEBNIH PODATKOV
VVZ Ilke Devetak Bignami Tolmin, Ulica prekomorskih brigad 1, 5220 Tolmin
Odgovorna oseba: Ravnateljica Martina Kenda
Elektronski naslov vrtca: vrtec.tolmin@guest.arnes.si
2. POOBLAŠČENA OSEBA ZA VARSTVO OSEBNIH PODATKOV
Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov v VVZ Ilke Devetak Bignami Tolmin je mag. Domen Petelin, univ. dipl. pravnik, Kurikulum, šolsko pravno svetovanje, d.o.o., Poklukarjeva 45, 1000 Ljubljana, elektronski naslov: info@kurikulum.si, tel. št. : 031 544 299.
Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, ki jih obdeluje vrtec, imajo možnost glede vseh vprašanj, vezanih na obdelavo njihovih osebnih podatkov, samostojno stopiti v stik s pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov.
3. POSAMEZNIKI, NA KATERE SE NANAŠAJO OSEBNI PODATKI
Vrtec obdeluje osebne podatke v vrtec vpisanih in vključenih otrok, njihovih zakonitih zastopnikov (starši, skrbniki – v nadaljevanju se uporablja izraz »starši«, ki se nanaša na vse oblike zakonitega zastopanja otrok), delavcev vrtca, članov organov vrtca in morebitnih drugih oseb, katerih osebne podatke obdeluje v skladu s členom 6 Uredbe (EU) Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. 4. 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov ter o prostem pretoku takih podatkov (Splošna uredba o varstvu podatkov – GDPR).
4. NAMENI IN PRAVNE PODLAGE
Zaradi izvajanja zakonskih obveznosti, izvajanje javne oblasti in nalog v javnem interesu v skladu s členom 6(1)(c) in (e) Splošne uredbe o varstvu podatkov v zvezi z drugim odstavkom 6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nad. ZVOP-2) in Zakona o vrtcih (U.l. RS, št. 100/05 in nasl.; v nad.:ZVrt), vrtec vodi naslednje zbirke osebnih podatkov: evidenco vpisanih otrok, evidenco vključenih otrok, evidenco plačil staršev, evidenca otrok, ki potrebujejo svetovanje oziroma pomoč.
Obdelave, ki niso opredeljene v evidencah po ZVrt, so pa nujno potrebne za izvajanje javnih nalog in pristojnosti vrtca, vrtec zbira in obdeluje osebne podatke na podlagi člena 6(1)(e) Splošne uredbe v zvezi s četrtim odstavkom 6. člena ZVOP-2 (v javnemu sektorju se lahko izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo). V tem primeru lahko posamezniki obdelavi tudi ugovarjajo, pod pogoji iz člena 21 Splošne uredbe o varstvu podatkov.
Na podlagi člena 6(1)(b) Splošne uredbe o varstvu podatkov vrtec zbira in obdeluje tudi osebne podatke, ki so potrebni za izvajanje pogodbe o vpisu otroka v vrtec.
Za dejavnosti, ki presegajo programe za predšolske otroke, vrtec zbira tudi druge osebne podatke, ki jih zakon ne določa in sicer na podlagi pisne privolitve staršev v skladu s členom 6(1)(a) Splošne uredbe o varstvu podatkov. Privolitev pomeni vsako prostovoljno, konkretno, informirano in nedvoumno ravnanje v obliki izjave ali jasnega pritrdilnega dejanja, iz katerega je mogoče sklepati na želje posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, s katerim izrazi strinjanje z obdelavo osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj. Privolitev se lahko kadarkoli prekliče. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave osebnih podatkov pred podano privolitvijo.
- Evidenca vpisanih otrok (44. člen ZVrt):
Namen in pravna podlaga: Če število vpisanih otrok presega število prostih mest v vrtcu in o vključitvi otrok odloča posebna komisija vrtca, vrtec zaradi izvedbe postopka sprejema in vključitve otroka v program, vodi evidenco vpisanih otrok. Podatke zbira vrtec na podlagi privolitve staršev.
Osebni podatki, ki se zbirajo: V evidenci vpisanih otrok vrtec zbira: osebno ime, naslov stalnega in začasnega prebivališča otroka in staršev, datum rojstva in spol otroka, EMŠO otrok in staršev, šifro otroka, datum vpisa otroka v vrtec, naslov za stike, telefonsko številko staršev ali naslov elektronske pošte in druge podatke, ki so potrebni za ugotavljanje izpolnjevanja kriterijev za sprejem otroka, ki jih je določila občina in so razvidni iz vsakokratnega javnega razpisa za vpis.
Rok hrambe: Podatki iz evidence vpisanih otrok se hranijo do njihove vključitve v vrtec, ko se prenesejo v evidenco vključenih otrok, oziroma do izteka veljavnosti čakalnega seznama, na katerem je vpisani otrok. Podatke o otroku, za katerega so starši umaknili vlogo za vpis otroka, vrtec izbriše iz evidence vpisanih otrok.
- Evidenca vključenih otrok (44. člen ZVrt)
Namen in pravna podlaga: ko starši podpišejo pogodbo o vključitvi otroka v vrtec – zaradi ustreznega dela z otrokom pri izvedbi programov, zaradi sodelovanja s starši in zaradi spremljanja plačil staršev za program vrtca – vrtec zaradi zakonske obveznosti (člen 6(1)(c) Splošne uredbe) in zaradi izvajanja pogodbe (člen 6(1)(b) Splošne uredbe) vodi evidenco vključenih otrok. Starši ne morejo odreči obdelave teh podatkov, saj obdelava temelji na zakonu oziroma so podatki potrebni za izvajanje pogodbe.
Osebni podatki, ki se zbirajo: V evidenci vključenih otrok vrtec zbira: osebno ime ter naslov prebivališča otroka in staršev, datum rojstva in spol otroka, EMŠO otrok in staršev, datum vključitve otroka v vrtec, zdravstvene posebnosti otroka, ki izhajajo iz potrdila pediatra ali specialista, naslov za stike, telefonsko številko osebe ali naslov elektronske pošte osebe, ki je vzgojitelju dosegljiva med otrokovim bivanjem v vrtcu in podatke o prisotnosti otrok v vrtcu.
Rok hrambe: Vrtec podatke v evidenci vključenih otrok izbriše eno leto po izstopu otroka iz vrtca.
- Evidenca plačil staršev (45. člen ZVrt)
Namen, pravna podlaga in osebni podatki, ki se zbirajo: zaradi spremljanja mesečnih plačil, vrtec vodi evidenco plačil staršev, ki vsebuje podatke o višini plačil staršev in mesečnih plačilih staršev – vrtec zaradi zakonske obveznosti (člen 6(1)(c) Splošne uredbe) in zaradi izvajanja pogodbe (člen 6(1)(b) Splošne uredbe) vodi evidenco vključenih otrok. Starši ne morejo odreči obdelave teh podatkov, saj obdelava temelji na zakonu oziroma so podatki potrebni za izvajanje pogodbe.
Rok hrambe: Podatki iz evidence plačil staršev se izbrišejo po izpolnitvi namena, zaradi katerega so bili zbrani.
- Evidenca otrok, ki potrebujejo svetovanje oziroma pomoč (46. člen ZVrt)
Namen in pravna podlaga: za tiste otroke, ki po presoji svetovalne službe potrebujejo strokovno svetovanje oziroma pomoč – na podlagi soglasja staršev oziroma skrbnikov otrok (razen v primeru, ko je otrok v družini ogrožen in ga je potrebno zavarovati) – vrtec vodi evidenco otrok, ki potrebujejo svetovanje oziroma pomoč. Starši lahko zavrnejo obdelavo teh podatkov, saj obdelava temelji na njihovi privolitvi, ki jo lahko prostovoljno umaknejo.
Osebni podatki, ki se zbirajo: Pod temi pogoji vrtec lahko zbira podatke v zvezi z družinsko in socialno anamnezo, razvojno anamnezo, diagnostičnih postopkih, postopki strokovne pomoči in strokovnih mnenjih drugih institucij: centrov za socialno delo, zdravstvenih institucij, svetovalnih centrov oziroma vzgojnih posvetovalnic.
Rok hrambe: Podatki iz evidence otrok, ki potrebujejo svetovanje oziroma pomoč se izbrišejo eno leto po izstopu otroka iz vrtca.
- Evidenca upravičencev do sofinanciranja plačil staršev za vrtec iz državnega proračuna (46.a člen ZVrt)
Namen in pravna podlaga: To evidenco vrtec vodi za vse starše, ki so upravičeni do sofinanciranja plačil za vrtec iz državnega proračuna. Starši ne morejo odreči te obdelave, saj temelji na zakonu, podatki pa so potrebni za izvajanje javne službe predšolske vzgoje.
Osebni podatki, ki se zbirajo: V tej evidenci vrtec vodi naslednje osebne podatke: osebno ime in naslov prebivališča otrok in staršev, EMŠO otrok in staršev, navedbo programa in vrtca, v katerega je vključen otrok, datum vključitve otrok v programe vrtca, podatke o ceni programa, v katerega so vključeni mlajši otroci, ki so oproščeni plačila, podatek o višini plačila staršev v odstotku od cene programa, ki je določen z odločbo pristojnega centra za socialno delo, številka in datum veljavne odločbe ter obdobje upravičenosti in višina subvencije iz državnega proračuna, datum izpisa otroka iz vrtca.
Rok hrambe: Podatki iz evidence plačil staršev do sofinanciranja plačil staršev za vrtec iz državnega proračuna se izbrišejo po izpolnitvi namena, zaradi katerega so bili zbrani.
- Komunikacija staršev z vrtcem in organi vrtca
Namen, pravna podlaga in osebni podatki, ki se zbirajo: Vrtec zaradi lažje komunikacije in obveščanja staršev o delu in dejavnostih v vrtcu, obdeluje njihov elektronski naslov na podlagi pisne privolitve, podane pred vključitvijo otroka v vrtec. Privolitev za ta namen omogoča zaposlenim v vrtcu in predstavnikom v organih vrtca (npr. svet staršev), da uporabljajo elektronski naslov staršev in njihovih zakonitih zastopnikov za splošno obveščanje o njihovem delu in dejavnostih vrtca. Če starš umakne privolitev za ta namen, lahko vrtec še vedno hrani in uporablja kontaktne podatke staršev v skladu s 44. členom ZVrt – zlasti za komunikacijo s starši glede njihovega otroka.
Rok hrambe: Dokler je veljavna privolitev oziroma do njenega preklica, največ pa eno leto po otrokovem izstopu iz vrtca.
- Objava izdelkov, posnetkov in fotografij otrok
Namen, pravna podlaga in osebni podatki, ki se zbirajo: Vrtec na podlagi pisne privolitve staršev obvešča javnost o svojem delu z otroki prek objave njihovih fotografij, posnetkov in/ali izdelkov, pri čemer skrbi, da objavi zgolj tiste osebne podatke, ki so lahko javno dostopni, ker po naravi, vsebini ali namenu ne posegajo v zasebnost otroka. Starši podajo svojo privolitev za posamezen način obveščanja javnosti – v prostorih vrtca, publikacijah, na spletni strani vrtca in v novinarskih medijih ter na družbenih omrežjih. V skladu z izraženo voljo v privolitvah, vrtec objavlja osebne podatke. Starši lahko zavrnejo obdelavo teh podatkov, saj obdelava temelji na njihovi privolitvi, ki jo lahko prostovoljno umaknejo. V primeru preklica privolitve po objavi, se vrtec glede na naravo objave trudi zagotoviti umik objavljenih osebnih podatkov.
Rok hrambe: Osebne podatke, ki jih vrtec objavi na podlagi privolitve, ohrani v objavi v skladu z naravo in namenom objave.
Prenosi v tretje države: Pri objavi osebnih podatkov na družbenih omrežjih, pride do prenosa osebnih podatkov v tretje države pod pogoji upravljavca družbenega omrežja.
- Delo v svetu staršev in svetu zavoda
Namen in pravna podlaga: Vrtec osebne podatke članov organov vrtca (svet staršev, svet zavoda) obdeluje z namenom izpolnjevanja obveznosti članov organov vrtca pri opravljanju svoje funkcije (pošiljanje vabil in obvestil ter gradiv za potrebe dela sveta, obveščanje o srečanjih, izobraževanjih in sestankih). Pravna podlaga je izvajanje javnih nalog vrtca v skladu s točko (e) člena 6(1) GDPR. Posameznik lahko nasprotuje uporabi svojih osebnih podatkov za ta namen tako, da uveljavlja pravico do ugovora (člen 21 GDPR).
Vrste osebnih podatkov, ki se zbirajo: Za ta namen vrtec vodi naslednje osebne podatke: ime, priimek, naslov bivališča, elektronski naslov, številka telefona.
Rok hrambe: Do prenehanja članstva v organu vrtca oziroma, dokler je to potrebno za namen komunikacije v zvezi z delom organa.
- Obdelava osebnih podatkov otrok in staršev pri uporabi komunikacijskih informacijskih rešitev
Namen in pravna podlaga: Vrtec omogoča komunikacijo prek elektronske pošte zaradi lažjega in učinkovitejšega obveščanja staršev, organizacije dela, prijave in odjave prisotnosti otrok ipd. S posredovanjem elektronskega naslova starši soglašajo, da vrtec ta naslov uporabi za prej navedene namene. Ob tem se tudi zavedajo tveganja posredovanja osebnih podatkov v tretje države, če posredujejo elektronski naslov, preko katerega pride do prenosa osebnih podatkov v tretje države, s čimer se izrecno strinjajo.
- Obdelava osebnih podatkov obiskovalcev spletne strani vrtca
Namen, pravna podlaga, osebni podatki, ki se zbirajo in rok hrambe: Namen, pravna podlaga, osebni podatki, ki se zbirajo in rok hrambe Vrtec za analitične in druge namene pri uporabi svoje spletne strani uporablja tudi piškotke. Piškotki so majhne datoteke z besedilom, ki jih na vaš računalnik ali mobilno napravo shranijo spletišča, ki jih obiskujete. Naloge piškotkov so različne. Piškotki pomagajo spletišču, da si zapomni vaše nastavitve, npr. jezik, velikost črk in druge nastavitve, ki ste jih na svojem računalniku določili za ogled našega spletišča, tako da vam jih ob vnovičnem obisku ni treba vedno znova nastaviti. Na ta način si spletišča lahko zapomnijo vaše preference, informacijo, da ste v anketi spletišča že glasovali, ali zgolj dejstvo, da ste v spletišče že prijavljeni. Nekateri piškotki so nujni za delovanje spletišča, nekateri so namenjeni izboljšanju uporabniške izkušnje (npr. shranjevanje uporabnikovih preferenc), nekateri pa se uporabljajo tudi za spremljanje obiska na spletišču, kar njegovemu upravitelju pomaga pri stalnem izboljševanju spletne strani in uporabnikove izkušnje z njo. Podatki v zvezi s piškotki se hranijo v skladu s politiko zasebnosti piškotkov oziroma veljavnimi predpisi.
5. UPORABNIKI OSEBNIH PODATKOV
Posamezne osebne podatke lahko obdelujejo le pooblaščeni delavci vrtca, pooblaščeni pogodbeni obdelovalci (npr. IKT izvajalci), na podlagi veljavnih predpisov pa tudi Ministrstvo za vzgojo in izobraževanje, lokalna skupnost, Nacionalni inštitut za javno zdravje, inšpekcijske in druge službe.
6. PRENOS OSEBNIH PODATKOV V TRETJE DRŽAVE
Osebni podatki se ne prenašajo v tretje države, razen kolikor je pri posameznemu namenu obdelave to posebej opredeljeno.
7. PRAVICE POSAMEZNIKOV
Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko v zvezi z obdelavami osebnih podatkov, ki jih izvaja vrtec, uveljavlja naslednje pravice: dostop, dopolnitev, popravek, omejitev obdelave, izbris, pravico do ugovora in do prenosljivosti.
Pravice se uveljavlja pod pogoji iz GDPR (POGLAVJE III, Pravice posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki).
Posameznik lahko svoje pravice uveljavlja s pisno zahtevo na naslov VVZ Ilke Devetak Bignami Tolmin, Ulica prekomorskih brigad 1, 5220 Tolmin ali na elektronski naslov vrtca vrtec.tolmin@guest.arnes.si.
Posameznik lahko dano privolitev oz. soglasje za obdelavo osebnih podatkov kadarkoli trajno ali začasno, v celoti ali delno, prekliče s pisno zahtevo, poslano na naslov VVZ Ilke Devetak Bignami Tolmin, Ulica prekomorskih brigad 1, 5220 Tolmin ali na elektronski naslov vrtca vrtec.tolmin@guest.arnes.si. Preklic soglasja ne vpliva na zakonitost obdelave, ki se je na podlagi soglasja izvajala do njenega preklica.
Posameznik ima pravico vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, v roku 15 dni od prejema odgovora upravljavca, v kolikor meni, da se njegovi osebni podatki obdelujejo v nasprotju z veljavnimi predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov.
V Tolminu, dne 10. marca 2023
Ravnateljica VVZ Ilke Devetak Bignami Tolmin
Martina Kenda
